防災担当者になったら最初に
やるべき5つのこと
企業防災の基本をわかりやすく解説
「防災担当者に任命されたけれど、何から始めればいいのかわからない」
企業の防災担当者になると、防災備蓄の管理や避難訓練、BCP（事業継続計画）の整備など、やるべきことが数多くあります。
しかし、最初からすべてに取り組む必要はありません。
まずは「現状を把握する」「不足しているものを確認する」「いざというときの行動を決める」という順番で進めることが重要です。
今回は、企業の防災担当者になったら最初に取り組みたい5つのことを解説します。
目次
1 まずは「会社の防災対策の現状」を把握する
防災担当者になったら、最初にやるべきことは新しい防災用品を購入することではありません。まずは、現在の会社がどこまで防災対策をできているのかを把握することです。
例えば、次の項目を確認してみましょう。
- 防災備蓄はどこに保管されているか
- 非常食や飲料水は何人分あるか
- 賞味期限・使用期限は管理されているか
- 非常用電源やモバイルバッテリーはあるか
- ヘルメットや救急用品はあるか
- 避難経路・避難場所は決まっているか
- 防災マニュアルは最新の状態か
- 緊急連絡網は整備されているか
- 避難訓練を最後に実施したのはいつか
- BCPは策定されているか
特に注意したいのが「備蓄してある＝災害時に使える」ではないという点です。例えば、倉庫に大量の非常食があっても、賞味期限が切れていたり、保管場所を担当者しか知らなかったりすれば、いざというときに十分に機能しません。
まずは現在の状態を一覧にして「できていること」と「できていないこと」を整理しましょう。
2 会社の「想定される災害リスク」を確認する
次に行いたいのが、自社がどのような災害に遭う可能性があるのかを確認することです。
災害といっても、地震だけではありません。
- 地震
- 津波
- 大雨・洪水
- 土砂災害
- 台風
- 大雪
- 落雷
- 火災
- 長時間の停電
- 断水
- 通信障害
他にも地域や会社の立地によって想定すべきリスクは異なります。そのため、防災担当者になったら、まず会社の所在地周辺のハザードマップを確認することをおすすめします。
確認したいのは「会社周辺でどのような災害が想定されているのか」だけではありません。「災害が発生した場合、会社の業務にどのような影響が出るのか」まで考えることが重要です。
例えば、大きな地震が発生した場合
「建物は無事でも電気が止まる」
「交通機関が停止して従業員が帰宅できない」
「インターネットや電話が使えない」
「物流が止まって商品を発送できない」
といった問題が発生する可能性があります。
防災担当者は、災害そのものだけではなく、災害によって発生する二次的なリスクも考えておく必要があります。
3 防災備蓄を「人数×必要日数」で見直す
現状とリスクを把握したら、次は防災備蓄を確認します。企業の防災備蓄では、単純に「何個あるか」だけを見るのでは不十分です。
基本となる考え方は、従業員数 × 必要量 × 必要日数です。
特に確認しておきたいのが、以下のような備蓄品です。
- 飲料水
従業員が社内に留まることを想定し、必要な飲料水を確保します。 - 非常食
アルファ化米、パン、レトルト食品、保存食など、調理環境がなくても食べられるものを検討します。 - トイレ
災害時には断水や排水設備の停止によって、通常のトイレが使用できなくなる可能性があります。そのため、携帯トイレ・簡易トイレなどの備蓄も重要です。 - 防寒・暑さ対策
季節によっては、停電による空調停止が大きな問題になります。防寒具、冷却用品など、季節に応じた備蓄も検討しましょう。 - 照明・電源
停電への備えとして、懐中電灯だけでなく、モバイルバッテリーやポータブル電源、UPSなど、用途に応じた電源確保も重要です。
4 「誰が・いつ・何をするか」を決める
防災対策で意外と見落とされやすいのが、災害発生時の役割分担です。災害が発生した瞬間に、
「誰が判断するのか」
「誰が従業員の安否を確認するのか」
「誰が避難を指示するのか」
「誰が備蓄品を配布するのか」
が決まっていなければ、現場が混乱してしまいます。
そこで、防災担当者は災害時の役割をあらかじめ整理しておきましょう。
| 役割 | 主な対応 |
|---|---|
| 総括責任者 | 全体の判断・指示 |
| 安否確認担当 | 従業員の安否確認 |
| 避難誘導担当 | 避難経路の確保・誘導 |
| 備蓄担当 | 防災用品・非常食の管理 |
| 情報担当 | 気象・交通・行政情報の収集 |
| 総務・人事 | 従業員への連絡・社内調整 |
役割を決めるだけでなく、担当者が不在の場合に誰が代わるのかも決めておくと安心です。
災害は、防災担当者が会社にいる時間に発生するとは限りません。
5 「災害が起きたらどう動くか」を一度訓練する
最後に重要なのが、実際に行動してみることです。防災マニュアルを作成しただけでは、災害時にその通り動けるとは限りません。
そこで、防災担当者になったら、まずは小規模でもよいので訓練を実施してみましょう。
例えば、
「平日の午前10時に大規模地震が発生した」
と想定して、
- 地震発生
- 従業員の安全確認
- 安否確認
- 避難判断
- 備蓄品の確認・配布
- 電源・通信状況の確認
- 帰宅・社内待機の判断
- 業務継続の判断
という流れを確認します。
実際に訓練すると、
「安否確認の連絡先が古い」
「備蓄品の場所を誰も知らない」
「モバイルバッテリーが充電されていない」
「避難経路に荷物が置かれている」
など、マニュアルだけでは見つからなかった問題が見えてきます。
訓練は、防災対策の弱点を発見するためのチェック作業でもあります。
6 防災担当者が最初に確認したい5項目
ここまでの内容をまとめると、防災担当者になったら最初に取り組みたいのは次の5つです。
- ① 現在の防災対策を把握する
何ができていて、何が不足しているのかを一覧化します。 - ② 自社の災害リスクを確認する
ハザードマップなどを活用し、会社周辺で想定される災害を確認します。 - ③ 防災備蓄を見直す
従業員数や社内待機の想定をもとに、飲料水・非常食・トイレ・電源などを確認します。 - ④ 災害時の役割を決める
「誰が・いつ・何をするのか」を具体的に決めておきます。 - ⑤ 実際に訓練する
マニュアルだけで終わらせず、実際に行動して問題点を洗い出します。
7 防災は「一度準備したら終わり」ではない
企業防災で重要なのは、防災用品を一度購入して終わりにしないことです。従業員数が変われば必要な備蓄量も変わります。オフィスを移転すれば災害リスクも変わります。
非常食には賞味期限があり、バッテリーにも保管・充電状態の確認が必要です。そのため、防災担当者には「備える」だけでなく「定期的に見直す」仕組みを作ることが求められます。特に、防災担当者が一人で管理している場合、担当者が異動・退職すると、これまでの管理方法がわからなくなるという問題も起こります。防災用品の一覧表や管理ルールを整備し、誰が担当しても継続できる状態を作っておくことが大切です。
8 防災担当者の負担を減らす方法も検討しよう
防災担当者になると、本来の業務に加えて、防災用品の購入、在庫確認、賞味期限管理、入れ替えなど、多くの業務が発生します。特に中小企業では、防災専任の担当者を置くことが難しく、総務や管理部門などが他の業務と兼任しているケースも少なくありません。
そこで検討したいのが、防災用品の管理をできるだけ仕組み化することです。
例えば、防災用品をサブスクで導入すれば、初期費用を抑えながら必要な防災用品を揃え、交換・更新などの管理負担を軽減できる場合があります。「防災用品を揃えること」だけではなく、「継続して管理できる仕組みを作ること」まで考えることが、企業防災では重要です。
9 まとめ｜最初から完璧を目指さなくていい
防災担当者になったばかりなら、最初から完璧な防災体制を作ろうとする必要はありません。
まずは、
現状を知る
リスクを知る
不足を補う
役割を決める
訓練する
という順番で、一つずつ進めていきましょう。
企業防災で大切なのは「防災用品をたくさん用意すること」ではありません。災害が起きたときに、従業員の安全を確保し、会社として適切に行動できる状態を作っておくことです。
防災担当者になった今こそ、自社の防災対策を見直す最初の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
